Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành công văn hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Theo đó, việc liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành là khả năng kết nối và chuyển văn bản điện tử từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến hệ thống quản lý văn bản và điều hành khác giữa các cơ quan nhà nước. Để liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được với nhau cần phải có một định dạng trao đổi thống nhất và mô hình trao đổi văn bản để các hệ thống tương tác với nhau. Có thể áp dụng hai mô hình liên thông trực tiếp và liên thông qua trung gian.

Mô hình liên thông trực tiếp là mô hình trao đổi văn bản điện tử trực tiếp giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với nhau thông qua môi trường mạng (môi trường mạng trong hai mô hình liên thông có thể là Mạng truyền số liệu chuyên dùng cho các cơ quan Đảng, Nhà nước hoặc đường truyền Internet tốc độ cao). Để các máy chủ quản lý hệ thống quản lý văn bản và điều hành có thể gửi và nhận văn bản điện tử được, cần phải xây dựng thêm bộ kết nối cho từng hệ thống. Việc áp dụng mô hình liên thông trực tiếp sẽ giải quyết được vấn đề liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với quy mô nhỏ nhưng sẽ gặp khó khăn nếu mở rộng khi có nhiều hệ thống quản lý văn bản và điều hành tham gia trao đổi văn bản điện tử.

Mô hình liên thông qua hệ thống trung gian là mô hình trao đổi văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với nhau thông qua hệ thống trung gian trên môi trường mạng. Hệ thống trung gian có nhiệm vụ là định tuyến, lưu và chuyển văn bản điện tử từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan gửi tới hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan nhận. Tại các máy chủ của cơ quan gửi và nhận cùng hệ thống trung gian đều phải xây dựng thêm bộ kết nối. Khi áp dụng mô hình liên thông qua hệ thống trung gian, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành không trao đổi văn bản điện tử trực tiếp với nhau; việc định tuyến, phân phối văn bản do hệ thống trung gian đảm nhận. Hệ thống trung gian sẽ kiểm soát, thống kê được số lượng văn bản điện tử, khắc phục được tình trạng quá tải.